Sprawy organizacyjne

Pracownicy:

• Tomasz Bajon,
• Wiktoria Sekuła,
• Dorota Erfurt-Matloch,
• Ewa Jaremków,
• Arkadiusz Świrski,
• Małgorzata Piskorek,
• Anna Wzorek,
• Małgorzata Kupka.

Kontakt

Biuro podawcze: 32 235 65 21
Biuro Rady: 32 332 71 59
Archiwum Zakładowe, Informatycy, Kierownik Referatu: 32 722 79 05

Zakres działania:

z zakresu spraw organizacyjnych i obsługi sekretariatu 

1. prowadzenie centralnych rejestrów :
   1. zarządzeń Wójta,
   2. zarządzeń kierownika Urzędu,
   3. skarg i wniosków oraz petycji,
   4. spraw z zakresu działalności lobbingowej,
   5. delegacji pracowników Urzędu, 
   6. instytucji kultury na terenie gminy,
   7. informacji publicznej,
   8. pieczęci urzędowych i pieczątek,
2. obsługa sekretariatu Urzędu,
3. obsługa poczty elektronicznej kierowanej na adres ug@pilchowice.pl.
4. prowadzenie biblioteki Urzędu,
5. prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń umieszczanych na tablicy ogłoszeń Urzędu, 
6. organizacja załatwiania skarg i wniosków,
7. przygotowywanie sprawozdań z działalności Wójta i z wykonania uchwał na sesję Rady Gminy,
8. przygotowanie i dystrybucja materiałów promocyjnych Gminy,
9. udział w targach, ekspozycjach itp. imprezach promujących Gminę,
10. prowadzenie spraw związanych ze współpracą Gminy z zagranicą,
11. prowadzenie spraw dot. zgromadzeń oraz imprez masowych.

z zakresu obsługi Rady Gminy

1. organizowanie pracy organów Rady Gminy,
2. archiwizowanie uchwał podejmowanych przez Radę Gminy, 
3. protokołowanie posiedzeń Komisji oraz Rady Gminy,
4. prowadzenie centralnych rejestrów:

1. 1. uchwał Rady Gminy,
   2. interpelacji radnych,
   3. wniosków z posiedzeń Sesji Rady Gminy,
   4. wniosków Komisji Rady Gminy,

5. przygotowanie i organizacja wyborów ławników,

6. konsultowanie projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności statutowych organizacji pozarządowych,

7. przyjmowanie, w imieniu Przewodniczącego Rady Gminy, oświadczeń majątkowych radnych,

z zakresu Biura Obsługi Interesantów 

1. przyjmowanie podań, wniosków i pism kierowanych do Urzędu,
2. udzielanie informacji klientom o miejscu i sposobie załatwienia spraw przez merytoryczne komórki Urzędu,
3. sprawdzanie właściwości miejscowej oraz kwalifikowanie kompletności dokumentacji,
4. obsługa systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
5. rejestracja dokumentów przychodzących i wychodzących z Urzędu – prowadzenie rejestrów i dalsze przekazywanie korespondencji,
6. obsługa osób niepełnosprawnych.

z zakresu wyborów i referendów

koordynacja zadań w zakresie organizowania wyborów krajowych i samorządowych oraz  referendów na terenie Gminy Pilchowice.

z zakresu spraw administracyjnych

1. prowadzenie archiwum zakładowego, 
2. planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowego,
3. nadzór nad utrzymaniem czystości, estetyki i bezpieczeństwa w siedzibie Urzędu oraz wokół budynku Urzędu,
4. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem przeciwpożarowym budynku Urzędu,
5. prowadzenie spraw dot. łączności telefonicznej stacjonarnej i komórkowej,
6. zamawianie tablic urzędowych, informacyjnych, pieczęci urzędowych oraz pieczątek,
7. administrowanie budynkiem Urzędu przy ul. Damrota 6 (siedziba Urzędu) oraz Wspólnej 4 (budynek archiwum zakładowego),
8. utrzymanie porządku na terenie targowiska gminnego oraz parku przy ul. Damrota.

z zakresu zarządzania kryzysowego

1. planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń na terenie Gminy,
2. zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych,
3. przygotowanie zarządzeń, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów,
4. planowanie i organizowanie systemów wczesnego ostrzegania ludności,
5. organizowanie łączności alarmowej,
6. współdziałanie z jednostkami OSP, PSP oraz Policją,
7. planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia,
8. prowadzenie magazynu przeciwpowodziowego,
9. współpraca w zakresie spraw obronnych, ochrony ludności i zarządzania kryzysowego
   z organami administracji rządowej i pozarządowej.

z zakresu spraw wojskowych

1. prowadzenie rejestru osób objętych rejestracją oraz wykazu osób podlegających wezwaniu
   do kwalifikacji wojskowej,
2. wzywanie do kwalifikacji wojskowej i przygotowanie sprawozdania. 

z zakresu komputeryzacji i Biuletynu Informacji Publicznej

1. prowadzenie strony internetowej Urzędu,
2. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
3. administrowanie siecią komputerową i stanowiskami komputerowymi,
4. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
5. prowadzenie spraw w zakresie informatycznego zabezpieczenia danych i podpisu elektronicznego, 
6. archiwizacja danych na nośnikach elektronicznych,
7. obsługa transmisji sesji obrad rady gminy,
8. nadzór nad urządzeniami monitorującymi stanowiącymi własność gminy.

z zakresu spraw obrony cywilnej i ochrony ludności

1. opracowywanie planu obrony cywilnej,
2. opracowanie i uzgadnianie planów działania w/z obrony cywilnej,
3. organizowanie formacji obronnych,
4. organizowanie ewakuacji ludności,
5. popularyzowanie obrony cywilnej oraz przeprowadzanie w tym zakresie szkoleń,
6. opracowanie i przesłanie sprawozdań.

z zakresu spraw obronnych 

1. prowadzenie spraw związanych z planowaniem operacyjnym przygotowania Gminy
   do funkcjonowania w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny,
2. przygotowanie głównego stanowiska kierowania Wójta w stałej siedzibie i w zapasowym miejscu pracy,
3. organizowanie stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
4. nadzorowanie i przygotowanie publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa,
5. nakładanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych,
6. planowanie i organizowanie szkoleń obronnych,
7. przygotowywanie i organizowanie kontroli realizacji zadań obronnych,
8. opracowywanie i przesyłanie sprawozdań, zestawień oraz informacji z zakresu spraw obronnych.